Cuando un intercambio de correos se vuelve difícil…

 Un lunes por la mañana José abrió su bandeja de entrada para encontrarse con un correo de su jefe: “José, decidí que Carlos presentará la mesa directiva en tu lugar. Estoy seguro de tu capacidad pero le quiero dar la oportunidad a otras personas del equipo”.

José había pasado todo el fin de semana preparándose para esta presentación. Había tenido que analizar mucha información, hacer diferentes tipos de gráficas y estaba emocionado por la oportunidad de estar enfrente de sus superiores. Sabía que esta presentación le ayudaría en su carrera profesional. Se sintió defraudado y traicionado, y quería confrontar a su jefe; pero ¿podría realmente expresar como se sentía por medio de un correo? ¿Cambiaría algo?

Todos nos hemos encontrados con correos como estos en nuestra bandeja de entrada. Diariamente conversamos con personas con diferentes temperamentos y diferentes formas de comunicarse y un intercambio de correos se puede tornar en un conflicto rápidamente. A continuación desglosamos seis puntos  para identificar cuando un correo se puede convertir en una conversación difícil.

• Pasa por alto cuando alguien usa el correo electrónico para demandar o anunciar una decisión controversial con el fin de informar pero no de establecer una conversación. Cuando alguien opta por comunicar mediante correo electrónico una situación difícil sin esperar una respuesta a cambio lo mejor es ignorar el correo y, si es posible, hablar presencialmente con esa persona.
• Evita el drama cuando alguien usa el correo dejando el “lado humano” de un conflicto, prefiriendo interactuar por medio de un correo electrónico que con un compañero de trabajo en persona. Muchos de nosotros nos involucramos tanto en nuestras tareas que olvidamos que estamos tratando con personas. Actuar de esta manera, abordando un problema digitalmente, es considerado una falta de respeto.
• Usa el correo como medio de comunicación y no como una manera de sacar provecho del trabajo de los demás, obteniendo la información de manera estructurada y escrita. Usar el correo para compartir información confidencial también es considerado como una falta de ética laboral.
• Usa el correo electrónico de manera práctica. No hagas correos largos buscando exponer cada uno de los detalles de tus argumentos. Hay tiempos, lugares y formas para desarrollar nuestras ideas pero el correo electrónico no es una de ellas. Puede ser molesto abrir un correo largo con un poco de información práctica y accionable.
• Usar el correo a nuestra conveniencia no es una buena práctica de esta herramienta de comunicación. Piensa dos veces antes de enviar un correo porque no quieres retroalimentar a una persona de tu equipo, hacer una llamada con un cliente o simplemente levantarte de la silla. Es verdad que el correo llegó para hacer que las cosas pasen más rápido, pero evadir responsabilidades a través de este medio puede restarle valor a tu trabajo.
• No aceptar la responsabilidad de una situación puede resultar en enviar correos diciendo cosas que nunca nos atreveríamos a decir en persona. Esta falta de integridad dentro del área laboral puede traer consecuencias graves para la compañía. Siempre es importe estar consciente de los límites que se tienen en el trabajo, puedes poner en juego tu integridad si eres una persona diferente a través del correo.

Para que un intercambio de correos sea exitoso se necesita diálogo. Utilicemos este medio digital para agregar valor a las acciones que hacemos dentro del área laboral. Cuanta más información logremos comunicar adecuadamente a través de correo electrónico mejor estaremos preparados para dar resultados en el trabajo.