En la economía de hoy los trabajos están llenos de reuniones, muchas de las cuales no son productivas. La mayoría de las reuniones carecen de un debate real por lo que los empleados no disfrutan asistir a estas. Es necesario concentrarse en acciones específicas para que los debates durante alguna reunión de trabajo sean más sólidos y relevantes.
Cuando dentro de un equipo de trabajo existe el entorno óptimo para un buen debate los miembros del equipo tendrán la oportunidad de considerar alternativas, desafiarse unos a otros de forma constructiva, escuchar las opiniones de todos y escudriñar nuevas ideas; todos los participantes podrán opinar sin ningún temor a represalias evitando que el debate culmine con ataques personales fuera de contexto. Entonces, ¿cómo participar de un buen debate en las reuniones? Toma en cuenta estos seis consejos prácticos:
Antes de decir tu opinión haz preguntas. Si quieres una discusión real comienza con una pregunta, “¿por qué?” Enmarcando el problema por el cual estarán debatiendo. Si el problema no está delimitado la discusión se irá por otro lado, delimitando el problema se limitaran las opiniones; por lo que es importante formular cada una de las preguntas de la reunión con anticipación. Dejar la posición de líder por unos minutos podría ayudar a no sesgar las respuestas, por lo que es importante mencionar que se está llevando a cabo un debate real en la que todos pueden participar de igual manera.
Ayuda a las personas introvertidas a hablar (no dejes que los extrovertidos dominen). Muchas personas con grandes ideas se abstienen de hablar, algunos se sienten intimidados por los miembros del equipo con un puesto más alto o por las personas que siempre hablan. Muchos prefieren no compartir sus ideas para evitar un conflicto o estancarse en un determinado punto de la reunión. Sin embargo, muchas de estas personas tienen contribuciones muy importantes que hacer. Para crear un ambiente “cómodo” para los introvertidos podrías hablar con ellos personalmente antes de la reunión, recordándoles que tienen puntos de vista particularmente buenos y que es importarte expresarlos. Cuando logras que todos los miembros de tu equipo hablen en las reuniones, escuchando las ideas y comentarios de los demás, tus decisiones en el trabajo tendrán un impacto trascendente.
Crea un ambiente seguro en donde las personas puedan tomar riesgos. La profesora Amy Edmondson, de la Universidad de Harvard, habla de la importancia de crear un ambiente de “seguridad psicológica” dentro de las reuniones; una atmósfera en donde las personas se sientan libres de expresar sus pensamientos y sentirse relajados. Para crear este ambiente es importante liderar con el ejemplo; arroja ideas arriesgadas, apoya a aquellos que se arriesguen y llama la atención a los que se burlan de las ideas de otros.
Puedes pensar lo contrario. Proponer opiniones contrarias, formuladas con respeto, a los comentarios de los demás, podría ayudar a crear argumentos fuertes dentro de los miembros de tu equipo. Es importante hacer acciones que generen más argumentos, así todos podrán aportar ideas y se mantendrá la dirección de la discusión.
Formula suposiciones. Ayuda al equipo a tener toda la información necesaria para generar ideas y llegar decisiones accionables. Formula suposiciones de cada una de las ideas finales impulsando a tu equipo a ser minucioso en los pros y contras de las decisiones que se están tomando.
Genera ideas honestas. Provoque que las personas propongan ideas y se apasionen por estas siendo honestos con sus pensamientos y principios. Los humanos podemos pasar de defender transparentemente un idea a modificarla cuando no tenemos la convicción de lo que estamos hablando. Las personas que hablen de cosas que no creen o sepan no tendrán fundamentos sólidos para generar ideas accionables. Invita a tu equipo a ver los pros y contras de las ideas que surjan, de esta manera las conclusiones de tus reuniones serán más sólidas.
Conclusión
El propósito de un debate dentro de una reunión de trabajo, es obtener como resultado la decisión adecuada a un problema o situación determinado. Cómo te comportes durante las reuniones de trabajo influirá al resultado de la reunión. Para generar resultados positivos y aprovechar el tiempo de forma productiva, se deben implementar acciones que promuevan mejores reuniones de trabajo.
